POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE SUBARU CANADA, INC. RELATIVEMENT AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DES CLIENTS, FOURNISSEURS, CONCESSIONNAIRES ET PARTENAIRES - NOTRE ENGAGEMENT EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Lundi 23 Juin 2014

NOTRE ENGAGEMENT EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Subaru Canada, Inc. (« Subaru ») apprécie sa relation avec vous, qui êtes ses clients, ses fournisseurs, ses postulants d’emploi, ses concessionnaires et ses partenaires existants ou potentiels, et elle est déterminée à préserver la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels et à en assurer la protection. Subaru a élaboré une politique de protection des renseignements personnels intégrant les principes énoncés ci-dessous afin de refléter son engagement permanent envers vous. Subaru s’est assurée que sa politique de protection des renseignements personnels est conforme aux lois sur la protection des renseignements personnels du Canada qui s’appliquent à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels.

PORTÉE DE LA POLITIQUE

L’expression « renseignements personnels », telle qu’elle est utilisée dans la présente politique de protection des renseignements personnels, s’entend des renseignements concernant une personne identifiable. Cette politique de protection des renseignements personnels ne s’applique pas à la collecte et à l’utilisation des renseignements relatifs aux coordonnées d’affaires (par exemple, le nom, la fonction, l’adresse professionnelle et le numéro de téléphone d’un employé d’une organisation), ni à leur communication aux employés de Subaru, non plus qu’en partie à certains renseignements auxquels le public a accès.

RESPONSABILITÉ

Il incombe à l’agent à la protection de la vie privée de s’assurer que Subaru respecte sa politique de protection des renseignements personnels, même si d’autres personnes au sein de Subaru peuvent être chargées de la gestion des renseignements personnels ou peuvent être déléguées pour agir pour le compte de l’agent à la protection de la vie privée.

Subaru est responsable des renseignements personnels en sa possession ou sous sa garde et utilisera les moyens raisonnables, notamment contractuels, à sa disposition pour fournir un degré comparable de protection aux renseignements qui sont traités ou gérés par un tiers pour le compte de Subaru.

FINS

En général, Subaru a recueilli et continuera de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels à des fins autorisées ou exigées par la loi, ainsi qu’aux fins suivantes :

  • administrer l’opération avec vous;
  • vous fournir des produits et des services se rapportant à votre véhicule actuel et à tout véhicule à venir;
  • appuyer vos démarches liées au financement ou à la location de véhicules;
  • administrer les campagnes de diffusion d’avis aux clients;
  • évaluer votre satisfaction à l’égard de ses produits et services;
  • conformément à tout consentement que vous nous avez donné ou que vous avez transmis à notre concessionnaire en notre nom;
  • tenir des dossiers précis des clients afin de respecter les obligations imposées par la loi et la réglementation à l’échelle de l’industrie;
  • déposer des documents et des rapports annuels auprès des organismes de réglementation, des actionnaires et des créanciers; répondre à vos demandes;
  • distribuer la publication La Revue Six Étoiles, Le magazine des propriétaires de Subaru du Canada et des revues et publications similaires de Subaru;
  • permettre à des tiers soigneusement choisis qui sont fournisseurs de produits et de services se rapportant à votre véhicule actuel et à tout véhicule à venir pour vous fournir des produits et des services, comme les fournisseurs de services d’assistance routière ou les fournisseurs de radio par satellite;
  • permettre à Subaru, à nos concessionnaires et(ou) à des tiers soigneusement choisis de communiquer avec vous par la poste, par courriel, par message texte, par cellulaire/téléphone ou par tout autre moyen de télécommunications pour vous communiquer des nouvelles, des renseignements, des mises à jour, des annonces et de la publicité sur des produits et des services susceptibles de vous intéresser;
  • analyser les activités des concessionnaires, des fournisseurs et des partenaires commerciaux;
  • vous permettre de participer aux essais sur route des véhicules Subaru;
  • partager certains de vos renseignements dans des circonstances strictement limitées et confidentielles avec les membres de notre groupe, nos concessionnaires, nos représentants, nos fournisseurs et les partenaires commerciaux de Subaru, comme l’Association canadienne des automobilistes (CAA), qui nous aident en nous fournissant des produits et des services et qui nous permettent d’exploiter plus efficacement notre entreprise;
  • établir, administrer et documenter les exigences et les programmes de formation, de développement et d’éducation;
  • établir, administrer et documenter les programmes incitatifs;
  • évaluer les fournisseurs potentiels et leur personnel;
  • prendre des décisions sur l’établissement de relations avec eux à l’égard de produits et(ou) d’un approvisionnement et superviser, évaluer et aborder ces relations;
  • évaluer les concessionnaires potentiels et leur personnel, prendre des décisions sur l’établissement de relations de concessionnaire avec eux et superviser, évaluer et aborder ces relations;
  • évaluer des partenaires et(ou) des cofournisseurs potentiels et leur personnel, prendre des décisions sur l’établissement de relations avec eux et superviser, évaluer et aborder ces relations;
  • instaurer et gérer des programmes de sécurité et des contrôles internes (y compris une surveillance informatique et une vidéosurveillance);
  • protéger Subaru et ses clients, fournisseurs, concessionnaires et partenaires contre le vol, la fraude et les risques similaires;
  • aider les concessionnaires à exploiter leurs entreprises et les produits et services connexes, comme les services sous garantie et autres services pour les véhicules, les pièces de véhicule, les arrangements de garantie prolongée et le financement des achats de véhicules;
  • si nous mandatons un tiers pour nous offrir des services (comme des services de marketing, de TI ou d’entreposage).

CONSENTEMENT

La façon dont Subaru obtient votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels variera selon la sensibilité de ces renseignements et les exigences de la législation. Nous pouvons demander votre consentement ou notre concessionnaire peut obtenir un consentement en notre nom. Votre conduite peut également laisser supposer votre consentement lorsque nous pouvons le faire raisonnablement et que les lois nous le permettent.

Nous respecterons les consentements spécifiques que vous nous transmettez sur la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels. Vous pouvez retirer ou changer vos consentements en tout temps, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou un contrat, en donnant un avis raisonnable à Subaru. Dans les cas appropriés, Subaru informera les personnes des répercussions du retrait de leur consentement. Malgré ce qui précède, Subaru se réserve le droit de conserver, de recueillir, d’utiliser et de communiquer vos renseignements personnels et de vous en informer lorsque la loi l’y oblige ou l’y autorise.

Subaru n’exigera pas, comme condition préalable à la prestation de services, qu’une personne consente à la collecte, à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels au-delà de ceux qui sont nécessaires pour atteindre les fins précisées.

Dans certaines circonstances, dans la mesure où la loi le permet ou l’exige, Subaru peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans que la personne concernée n’en soit informée ou n'y ait consenti. De telles circonstances incluent les suivantes : enquêter sur la violation d’une entente ou sur la contravention d’une loi; lorsque la collecte ou l’utilisation est manifestement dans l’intérêt de la personne et que le consentement ne peut être obtenu en temps opportun; le recouvrement de créances; répondre à une situation d’urgence mettant en danger une personne; ou répondre aux exigences d’une assignation, d’un mandat ou d’une ordonnance de la cour.

Si vous désirez ne plus recevoir de communications de la part de Subaru et(ou) de certains tiers extérieurs à Subaru par la poste, courriel, message texte, cellulaire/téléphone ou par d’autres moyens de télécommunications destinés à vous transmettre des nouvelles, des renseignements, des mises à jour, des annonces et des publicités sur des produits et services pouvant vous intéresser et(ou) pour corriger vos renseignements personnels, veuillez cliquer sur le lien privacy.mysubaru.ca.

LIMITES RELATIVES À LA COLLECTE, À L’UTILISATION ET À LA COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Subaru limitera la quantité et le type de renseignements personnels recueillis à ceux qui sont nécessaires aux fins de la collecte.
Les renseignements personnels seront conservés seulement pendant le temps nécessaire pour la réalisation des fins de la collecte ou tel que la loi l’exige ou le permet, et à la fin de cette période, ils seront détruits ou dépersonnalisés. Les renseignements personnels servant à prendre une décision au sujet d’une personne seront conservés durant le temps nécessaire (pendant au moins un an après leur utilisation) pour permettre raisonnablement à la personne d’accéder aux renseignements après la décision et également d’épuiser toute demande d’accès ou tous ses recours en vertu des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

ACCÈS

Toutes les personnes ont habituellement un droit d’accès à leurs renseignements personnels que Subaru a en sa possession ou qui sont sous sa garde. Sur réception d’une demande écrite (par la poste, par courriel ou par télécopieur) adressée à l’agent à la protection de la vie privée de Subaru précisant clairement le renseignement demandé et incluant une identification appropriée de la personne qui fait la demande, Subaru informera cette personne de l’existence, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels et lui donnera accès à ces renseignements personnels. Si Subaru ne peut fournir une liste des organisations auxquelles elle aurait réellement communiqué les renseignements personnels, elle lui remettra une liste des organisations auxquelles elle pourrait avoir communiqué les renseignements.

Dans un délai raisonnable (en général 30 jours), Subaru répondra à une demande d’accès qu’une personne lui a transmise par écrit en communiquant à cette personne des renseignements, dans une forme habituellement facile à comprendre, ou lui donnera une explication si elle a besoin d’un délai supplémentaire pour répondre à cette demande. La réponse de Subaru sera habituellement transmise moyennant des frais de manutention minimes qu’elle se réserve le droit de modifier, selon la nature de la demande et la quantité de renseignements en jeu. Subaru informera la personne du coût approximatif de la réponse et communiquera les renseignements sur réception du paiement.

Les personnes peuvent mettre en doute l’exactitude et le caractère complet de leurs renseignements personnels et demander de les faire modifier au besoin. Si une personne démontre de façon raisonnable que ses renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, Subaru changera les renseignements tel que demandé. Si une demande n’est pas réglée à la satisfaction de la personne, Subaru notera le contenu de la demande non résolue. Au besoin, les renseignements modifiés ou l’existence de la demande non résolue seront transmis aux tiers ayant accès aux renseignements en cause.

Dans certaines situations, Subaru peut être autorisée à refuser l’accès à certains renseignements personnels ou être dans l’impossibilité d’accorder cet accès et sur demande, elle fournira une explication à cet égard. Les exceptions au droit d’accès qui sont autorisées ou exigées par les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels incluent : les renseignements contenant des détails sur d’autres personnes ou des renseignements commerciaux confidentiels (lorsque de tels renseignements ne peuvent être retranchés des documents), les renseignements recueillis dans le cadre d’une enquête concernant la violation d’une entente ou dans le cours d’un processus officiel de règlement des différends, ainsi que les renseignements protégés par le secret professionnel liant l’avocat à son client.

Si vous avez besoin d’obtenir une copie du formulaire que vous devez utiliser pour faire des demandes d’accès à Subaru concernant vos renseignements personnels que celle-ci peut détenir, veuillez cliquer sur le lien Formulaire de demande d’accès SCI.

EXACTITUDE

Subaru s’efforcera raisonnablement de s’assurer que les renseignements personnels qu’elle utilise de façon permanente sont exacts, complets et à jour tel que cela s’avère nécessaire pour les fins auxquelles ils doivent être utilisés, y compris les renseignements qu’elle communique à des tiers et ceux qui doivent servir de fondement pour qu’une décision soit prise au sujet d’une personne.

MESURES DE PROTECTION

Subaru protège les renseignements personnels qu’elle détient ou qui sont sous sa garde en établissant des arrangements de sécurité raisonnables contre la perte, le vol et contre l’accès, l’utilisation, la communication, la reproduction ou la modification non autorisés. Subaru informera ses employés de l’importance du maintien de la confidentialité des renseignements personnels et fera preuve de soin au moment du retrait ou de la destruction des renseignements personnels. Des exemples de mesures de protection incluent des mesures matérielles (comme des classeurs verrouillés et des cartes d’accès), des mesures organisationnelles (comme des autorisations de sécurité et des restrictions concernant l’accès des employés aux dossiers et aux bases de données) et des mesures techniques (comme des mots de passe et des pare-feux).

TRANSPARENCE

Subaru verra à ce que les renseignements suivants soient facilement accessibles : les renseignements généraux concernant sa politique de protection des renseignements personnels, la façon d’accéder à vos renseignements personnels, le type de renseignements personnels qu’elle détient, un compte rendu général de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels et la façon de communiquer avec l’agent à la protection de la vie privée

CHANGEMENTS À LA PRÉSENTE POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Comme elle peut revoir ses politiques et procédures, Subaru peut changer de temps à autre la présente politique de protection des renseignements personnels, et la politique de protection des renseignements personnels révisée prendra effet lorsqu’elle sera affichée sur son site Web avec une note indiquant la date à laquelle la politique a été révisée. Il est donc important que vous examiniez régulièrement la présente politique de protection des renseignements personnels.

PLAINTE À L’ÉGARD DU NON-RESPECT

Sur demande, Subaru fournira des renseignements sur sa procédure de réponse aux plaintes formulées concernant son application des lois en matière de protection des renseignements personnels. Subaru enquêtera sur toutes les plaintes formulées par écrit, et si la plainte est jugée fondée, elle prendra les mesures appropriées, y compris, s’il y a lieu, la modification de ses politiques et de ses pratiques.
Veuillez adresser toute question sur la procédure relative aux plaintes ou sur tout autre aspect de la présente politique de protection des renseignements personnels à l’agent à la protection de la vie privée de Subaru, à l’adresse suivante :

Agent à la protection de la vie privée
Subaru Canada, Inc.
560 Suffolk Court
Mississauga (Ontario) L5R 4J7
Par courriel, à l’adresse : privacy.mysubaru.ca
Téléphone : 1 800 894-4212
Télécopieur : 905 568-8087